Você acabou de chegar ao escritório e ficou sabendo que fará parte da equipe que está organizando uma grande conferência, que acontecerá no próximo mês, envolvendo centenas de pessoas de diversas regiões do Brasil, além de vários palestrantes. Nessa equipe, você estará com outros participantes, e cada um será responsável por providenciar tudo que for referente à sua unidade.

Entre todos os projetos e as atividades do seu dia a dia, além de outras ações de treinamento que irão acontecer em paralelo, você precisará:

Definir a agenda do evento (temas e palestrantes).

Contratar, com a equipe, os palestrantes (fazer reuniões de alinhamento, fechar agenda, garantir que enviarão as apresentações com antecedência, além de fazer todos os processos de contratação de parceiros).

Providenciar toda a infraestrutura para realização do evento (local, equipamentos, materiais, alimentação).

Fechar a lista de participantes da sua unidade.

Fazer todo o plano de comunicação do evento para comunicar e alinhar tudo com os líderes da organização.

Enviar os convites e confirmar presença.

Providenciar passagem, hospedagem, translado e enviar as devidas reservas para os participantes e palestrantes.

Fazer lista de presença.

Estar lá no dia do grande evento para garantir que tudo sairá como o planejado.

Após o evento, contabilizar quantas pessoas compareceram, tabular as avaliações, gerar relatórios e ainda fazer os pagamentos.

Essa até poderia ser uma situação hipotética, não é mesmo? Mas, na verdade, ela faz parte da rotina dos profissionais de Educação Corporativa, de Vendas e até mesmo dos profissionais da área de Suprimentos. E provavelmente faz parte da sua própria rotina ou da sua equipe.

Mas você sabe quanto tempo você e sua equipe hoje se dedicam a essas atividades? E qual o custo dessas horas?

Você sabe dizer quanto você gasta com tudo que está direta ou indiretamente ligado à realização das suas ações educacionais? Item por item? Você contabiliza esses custos no valor total investido em treinamento?

Olhando para o perfil da sua equipe hoje, como você a descreveria? Com um perfil mais operacional ou estratégico?

Com que prioridades estratégias do negócio o RH está deixando de se envolver enquanto realiza essas atividades?

Você já fez alguma análise para ver se tem como otimizar o processo e os custos envolvidos nessas atividades? E se você soubesse que pode ter mais de 40% de redução de custos per capita só com gastos de logística? Repensaria o modelo de atuação da área?

Ok. Sabemos que essas são atividades fundamentais para que as ações de treinamento e desenvolvimento aconteçam, e que elas devem e precisam ser feitas. Que, se elas não forem feitas, nada acontece além de comprometer, e muito, a experiência de aprendizagem.

Uma pesquisa realizada pela Mckinsey2 aponta que o RH está alocando 60% de tempo e recursos em atividades transacionais e operacionais. E uma outra pesquisa realizada pela Deloitte1 retrata que somente 35% dos Executivos do RH percebem que têm a capacidade adequada para os atuais desafios de Capital Humano.

Também não há dúvidas de que, cada vez mais, a aprendizagem é fator vital para desenvolver as pessoas para elas tenham as capacidades e habilidades necessárias para impulsionar a inovação, a performance, as mudanças e a vantagem competitiva do negócio. Que, nesse cenário de mudanças constantes, as pessoas precisam aprender mais e mais rápido, uma vez que novos desafios trazem a necessidade de novas skills.

Atrair, reter e desenvolver talentos e ter as skills necessárias para construir a organização do futuro estão no topo da lista de prioridades dos CEOs e dos líderes que querem levar a organização para outro patamar. Cada vez mais, os líderes seniores querem saber como as ações de educação estão realmente impactando o negócio, pois eles percebem que a aprendizagem é motor de diferenciação e vantagem competitiva. Mas sabemos que a verba de Educação Corporativa é uma das primeiras a serem cortadas em momentos de crise ou incerteza, não é mesmo?

Outro ponto é que a área de Capital Humano está passando por uma nova transição. Mais que parceiro de negócio, os líderes esperam que o RH tenha uma participação ativa na transformação da organização.

E, mais do que nunca, os profissionais de RH precisam focar seus esforços, recursos e sua energia em questões estratégicas do negócio, buscando melhorar a experiência do colaborador, alavancar o talento dentro e fora da organização, apoiar a adoção de novas tecnologias, gerar dados para que os líderes possam tomar decisões sobre pessoas orientadas a dados, além de apoiar o redesenho da estrutura e da cultura para que a organização seja mais ágil, mais flexível, mais adaptável e possa responder às mudanças na mesma velocidade em que elas acontecem.

Um desafio e tanto!

Mas como fazer essa transição para esse novo papel se as equipes ainda dedicam boa parte do seu tempo para as atividades operacionais e transacionais? Será que existe um jeito melhor, mais ágil e mais eficaz? A boa notícia é que sim!

A tecnologia está aí e, com certeza, pode ser uma grande aliada para otimizar e transformar os processos de gestão de Capital Humano mais ágeis e mais efetivos. Mas há também a possibilidade de acessar uma força de trabalho estendida, ou seja, além das fronteiras da organização e contar com a ajuda de uma equipe especializada de Logística Educacional.

Com um serviço de Logística Educacional você conta com uma equipe dedicada e especializada, que cuidará de todo o planejamento e da execução das ações de treinamento e desenvolvimento. Ou seja, talentos que, junto com você, pensarão no desenho do melhor processo para que os participantes tenham a melhor experiência educacional.

Cuidarão de todos os detalhes, como infraestrutura (local, alimentação, materiais, passagem, hospedagem), gestão dos participantes e facilitadores, gestão do orçamento, elaboração de relatórios, ou seja, tudo aquilo que for necessário para que a experiência educacional aconteça e seja um sucesso.

O que você ganha com isso?

• Otimização de custos.
• Agilidade por meio da otimização e padronização de processos.
• Maior efetividade e excelência operacional por meio de uma maior qualidade e automatização de atividades.
• Ter indicadores para tomar decisões.
• Ter uma equipe qualificada e preparada para resolver os problemas e que seja parceira do negócio, ajudando a alavancar os resultados da área.

Mas, com certeza, o maior ganho está relacionado a você e sua equipe interna, que poderão se dedicar às ações e aos projetos que realmente trarão impactos e valor para o negócio, atuando como um parceiro e agente transformador da organização.