O processo de Onboarding é determinante para garantir a manutenção dos colaboradores ingressantes, sem que você sofra a perda prematura de profissionais, aumentando a rotatividade.

As empresas têm investido cada vez mais nos processos seletivos. A competição pelos melhores talentos e até mesmo as novas profissões, que tornam algumas experiências mais escassas, faz com que os recrutamentos se tornem mais complexos, longos e cuidadosos.

Depois de tantos esforços e investimento, a última coisa que uma organização quer é que um profissional contratado deixe a empresa. De acordo com a SHRM (Society of Human Resources Management) , o custo por contratação é de US$ 4,425, e o tempo médio para preencher uma vaga é de 36 dias.

Antes mesmo do Onboarding, os candidatos possuem expectativas e temores

Os candidatos fazem julgamentos e formam opiniões sobre a empresa desde o momento em que cogitam aplicar a uma vaga ali. A experiência que o profissional tem com a empresa e que determina o aceite ou não de uma oferta vai depender de como RH e entrevistadores conduzem o processo. Assim, a expectativa do profissional é que, ao iniciar um novo trabalho, o que foi prometido durante as entrevistas em relação à marca empregadora, incluindo Cultura e entregáveis seja cumprido desde o primeiro dia.

Iniciar um novo desafio pode ser estressante para muitos profissionais. As altas expectativas, a velocidade da cobrança por resultados, o desafio de navegar politicamente na nova estrutura e a necessidade de entender rapidamente a Cultura Organizacional são as principais preocupações de quem inicia sua jornada em uma nova empresa. Por outro lado, o mercado aquecido e a competição por talentos faz com que as empresas se vejam pressionadas por engajar o mais rápido possível o novo profissional, para evitar que esses profissionais deixem a empresa por não se sentirem acolhidos e por falta de conhecimento sobre a empresa.

Segundo pesquisa realizada pela consultoria Gallup , as empresas perdem entre 1/3 e 2/3 dos profissionais admitidos durante os primeiros 12 meses de trabalho. Naturalmente esses números mudam de acordo com o perfil profissional, mas o mesmo estudo concluiu que metade dos profissionais em nível sênior deixam sua posição durante os 18 primeiros meses.

Dessa forma, mais do que simplesmente agir, as empresas precisam desenvolver uma estratégia para engajar e reter esses novos profissionais, e isso acontece a partir do processo de onboarding. Além dos custos de realizar um novo processo seletivo, há o impacto no time que fica, que apesar de ser mais complexo para mensurar, é óbvio quando falamos de moral, engajamento e volume de trabalho.

O que é onboarding e para que serve?

Onboarding é muito mais do que bombom na mesa e treinamento para orientação: é um processo, que começa quando o candidato aceita a proposta de trabalho, e se estende por até 12 meses, envolvendo não só o RH, mas seu gestor e outros funcionários.

Suas principais funções são acolher o profissional, fazendo com que esse se sinta rapidamente parte daquela empresa através do entendimento e conexão com sua Cultura, assim como instrumentalizá-lo para garantir sua rápida autonomia ao navegar pelos canais e processos da empresa. (Veja o já citado artigo da SHRM, logo acima).

Durante os primeiros 90 dias, é altamente recomendável que o novo funcionário tenha acesso às informações institucionais como história, cultura, ferramentas. Além disso, é preciso que ele seja apresentado aos canais onde terá acesso aos treinamentos técnicos e comportamentais necessários para o cumprimento de seu papel.

A consultoria Gartner , em recente pesquisa, identificou que apenas 48% das empresas acreditam que o processo de onboarding vigente ajuda os novos profissionais a terem sucesso naquela organização. De acordo com essa pesquisa, os três objetivos do processo, que apareceram com maior frequência foram:

• Reforçar o alinhamento com a Cultura da companhia, seus Valores e sua Estratégia – 70%
• Informar aos novos funcionários as regras formais e informais, políticas e procedimentos – 57%
• Aumentar engajamento e retenção do novo funcionário – 54%
• Os outros fatores apontados foram: acelerar os processos administrativos, melhorar a eficiência do profissional, estabelecer uma relação forte e de parceria com o gestor.
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Alguns cuidados ao desenhar o onboarding da sua empresa

Uma estratégia madura e consistente de onboarding é um processo contínuo, que vai muito além do dia 1. Quanto mais informações o profissional recebe durante o processo seletivo sobre a Cultura da empresa, sua estrutura, estratégia e desafios, maior é a assertividade na escolha por parte dos dois lados, e mais familiarizado o colaborador estará com aquele ambiente.

Embora recrutamento seja uma parte importantíssima do processo de engajamento de um novo funcionário, o objetivo desse artigo é apoiar as empresas a desenharem um processo que parta do momento em que o profissional aceitou a proposta de trabalho. Assim, o desenho deve responder às seguintes perguntas:

1. O processo de Onboarding ajuda o profissional a entender desde o início o que significa “sucesso” na organização? Oferece uma visão de longo prazo sobre carreira e como o profissional pode contribuir para o futuro da organização?
   
   
2. O profissional conseguirá rapidamente construir seu network e identificar aqueles que o apoiarão diretamente nessa primeira fase do seu novo desafio?
   
   
3. O profissional é apresentado à estratégia da organização, conseguindo entender qual a contribuição individual e coletiva a essa estratégia?
   
   
4. A Cultura Organizacional está evidente no processo de onboarding? O funcionário tem uma visão clara de como a empresa toma decisões, se posiciona e cria uma relação de confiança entre os integrantes de seu ecossistema?
   
   
5. O funcionário está ciente dos treinamentos mandatórios (e por que eles são mandatórios)?
   
   
6. O processo considera ações de sustentação ao longo da jornada?
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Desenhando o processo com ferramentas úteis

Alguns recursos podem ajudar o desenho dessa experiência:

• Aplicar a metodologia de design thinking para desenhar uma experiência focada nas necessidades dos participantes, para não cair na armadilha de inferir o que o participante precisa mas ser realista em relação aos objetivos estratégicos do processo;
  
  
• Considerar a tecnologia, mas também cogitar ter um outro profissional que possa ser um mentor da Cultura da empresa.

O novo funcionário terá contato com diferentes profissionais, e ter alguém que formalmente é reconhecido como embaixador da Cultura o ajudará a se localizar mais rapidamente. Também é importante que o profissional sinta que está sendo acompanhado nessa jornada, e que principalmente durante os primeiros dias, tenha a quem recorrer facilmente caso tenha alguma dúvida ou dificuldade.

Como ajudar os gestores a enxergarem valor nesse processo

Um dos principais desafios de quem desenha o processo de onboarding é garantir que os gestores entendam o tempo que o novo profissional passa nesse processo como um investimento, e não perda de tempo.

Envolver os gestores no desenho do processo é o primeiro cuidado a ser tomado. Gestores que participam da construção da jornada desde o início tendem a se conectar mais com o processo. Clarificar objetivos estratégicos e o que se espera também é fundamental, assim como o papel esperado do gestor no acolhimento e contato com a Cultura da empresa.

Ao investir no desenho de um processo estratégico, considerando a experiência que o novo funcionário terá, engajando stakeholders e pensando em um processo com sustentação, as empresas aumentarão o engajamento e retenção de profissionais que são tão importantes para o sucesso da organização.

Agora, é com você. Será preciso planejar o processo de onboarding para englobar todas as necessidades, desejos e desafios dos colaboradores ingressantes. Mas, saiba que você não está sozinho.

Agora que você já terminou de ler, que tal aprender um pouco sobre a experiência dos seus colaboradores ?